Wie Überstunden funktionieren
Flincs berechnet Überstunden automatisch auf Basis der tatsächlich gearbeiteten Stunden. Hier erfährst du, wie die Berechnung im Detail funktioniert.
Die Formel
Die Überstundenbilanz ergibt sich aus:
Überstunden = (IST-Stunden + bezahlte Abwesenheiten + Überstundenabbau) - Sollstunden - Überstunden-Baseline
Die Komponenten
IST-Stunden: Die Summe aller Zeiterfassungseinträge. Nur tatsächlich gearbeitete und gebuchte Stunden zählen. Geplante, aber nicht gearbeitete Stunden fließen nicht ein.
Bezahlte Abwesenheiten: Bezahlter Urlaub und bezahlte Krankmeldungen werden wie gearbeitete Stunden gewertet. Ein Urlaubstag zählt als voller Arbeitstag (Tagesstunden laut Vertrag).
Überstundenabbau: Zeitausgleich-Tage, an denen Überstunden abgebaut werden. Die konkreten Stunden werden bei der Abwesenheit festgelegt. Siehe Überstundenausgleich.
Sollstunden: Die vertraglich erwarteten Stunden. Berechnung: Wochenstunden aus dem Vertrag, multipliziert mit der Anzahl aktiver Wochen.
Überstunden-Baseline: Ein optionaler Startwert, der bei einem Monatsabschluss gesetzt wird. Damit wird die Bilanz auf einen definierten Stand zurückgesetzt. Siehe Überstunden-Reset.
Beispiel
Ein Mitarbeiter hat 30 Wochenstunden und arbeitet seit 4 Wochen:
- IST-Stunden: 128 Stunden (tatsächlich gebucht)
- Bezahlter Urlaub: 6 Stunden (1 Tag)
- Sollstunden: 30 Stunden x 4 Wochen = 120 Stunden
- Baseline: 0
Überstunden = (128 + 6 + 0) - 120 - 0 = 14 Stunden
Der Mitarbeiter hat 14 Überstunden.
Tagesaktuelle Überstunden
Im Dashboard und in der Überstundentabelle siehst du die Spalte "Tagesaktuelle Überstunden". Dieser Wert basiert ausschließlich auf IST-Stunden -- also nur auf den Zeiterfassungen, die bis heute eingetragen sind.
Geplante Schichten, die noch in der Zukunft liegen, werden nicht berücksichtigt. Das bedeutet: Die tagesaktuellen Überstunden zeigen den realen Stand, keine Prognose.
Dashboard-Tabelle
Die Überstundentabelle im Dashboard hat folgende Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Name |
| SOLL | Vertraglich erwartete Stunden |
| Eingeteilt (+/- IST) | Hybrid-Ansicht: IST-Stunden wo Zeiterfassungen vorhanden sind, plus geplante Schichtstunden für Tage ohne Einträge. Berücksichtigt auch bezahlte Abwesenheiten. |
| IST Gearbeitet | Tatsächlich gebuchte Stunden |
| Tagesaktuelle Überstunden | IST-basierte Bilanz: tatsächliche Stunden + bezahlte Abwesenheiten - Sollstunden - Baseline |
| Status | Farbliche Einordnung (positiv/negativ) |
| Wochen | Anzahl der berücksichtigten Wochen |
Positive und negative Bilanz
- Positiv (z.B. +14): Der Mitarbeiter hat mehr gearbeitet als vertraglich vereinbart. Er hat Überstunden.
- Negativ (z.B. -8): Der Mitarbeiter hat weniger gearbeitet als vereinbart. Er hat Unterstunden.
- Null: Genau auf Soll.
Vertragsänderungen
Wenn sich die Wochenstunden eines Mitarbeiters ändern (z.B. von 20 auf 30 ab Monatsmitte), berechnet Flincs die Sollstunden anteilig. Der alte Vertrag gilt bis zum Änderungsdatum, der neue danach.
Teilzeit-Mitarbeiter mit Einstellungsdatum
Für Mitarbeiter, die mitten in einer Woche anfangen, werden die Sollstunden nur ab dem Einstellungsdatum berechnet. Tage vor dem Einstellungsdatum zählen nicht.
Tipp: Kontrolliere die Überstundenbilanz regelmäßig -- am besten wöchentlich. So erkennst du Trends früh und kannst die Planung anpassen, bevor sich zu viele Überstunden ansammeln.
Tipp: Wenn die Überstundenbilanz nicht plausibel aussieht, prüfe zuerst die Zeiterfassung. Fehlende oder falsche Einträge sind die häufigste Ursache.
Weiter: Überstunden-Reset -- Bilanz zurücksetzen.